Leadopvolging automatiseren in je sportschool: zo test je de hele route
· Dialanta
Je automatiseert leadopvolging in je sportschool door websiteaanvragen rechtstreeks in je CRM te laten binnenkomen en daar berichten, belacties, afspraken en vervolgtaken aan te koppelen. Test vervolgens de hele route met een eigen testaanvraag: niet alleen of het eerste bericht aankomt, maar ook wat er gebeurt als iemand antwoordt, boekt of niet verschijnt.
Hieronder lees je hoe je dat aanpakt met Dialanta. De controles zijn praktische aanbevelingen voor je inrichting, geen garantie op meer inschrijvingen.
1. Begin met één aanvraagroute
Kies eerst één formulier en één vervolgstap, bijvoorbeeld een intake. Controleer welke informatie je daarvoor nodig hebt en of het aanbod op je website nog klopt. Voeg pas andere aanvraagroutes toe nadat deze eerste route goed werkt.
Dialanta-websiteformulieren maken rechtstreeks een lead aan en starten de leadflow. Dien zelf een aanvraag in met contactgegevens die je beheert. Controleer daarna:
- Is de aanvraag in het CRM aangekomen?
- Zijn de contactgegevens en de vraag correct opgeslagen?
- Kun je de status en de volgende opvolgstap terugvinden?
2. Test het gesprek, niet alleen de ontvangstbevestiging
Een bericht met alleen ‘bedankt voor je aanvraag’ is nog geen volledig opvolgproces. Test ook of iemand antwoord krijgt op een concrete vraag en verder kan naar een afspraak.
De AI-berichtenagent van Dialanta antwoordt dag en nacht via WhatsApp, met sms als alternatief, en kan de afspraak boeken. Stel tijdens je test een gewone vraag over je club en controleer of het antwoord aansluit bij je werkelijke aanbod. Medische vragen worden naar een mens doorgezet.
3. Controleer de belroute als je team niet opneemt
Leg vooraf vast op welke telefoon of bij welke collega's de oproep binnenkomt. Bij Dialanta wordt een collega binnen vijf minuten na een nieuwe lead gebeld. De AI-spraakagent belt de lead als niemand van het team opneemt en beantwoordt terugbelverzoeken.
Test beide situaties: een collega neemt op, en niemand neemt op. Controleer daarna of de gespreksinformatie terug te vinden is. Zo beoordeel je of de belroute past bij de manier waarop jouw team werkt, in plaats van alleen bij de bezetting tijdens de installatie.
4. Doorloop drie uitkomsten van dezelfde aanvraag
De geïnteresseerde boekt
Controleer of de afspraak op het juiste moment in de agenda staat. Dialanta ondersteunt automatische afspraakmails, waaronder bevestigingen en herinneringen. Lees die als bezoeker: zijn datum, tijd en de bedoeling van het bezoek duidelijk?
De geïnteresseerde reageert niet
Bekijk welke contactpogingen zijn gedaan en wat de volgende stap is. De Leadmanager ondersteunt maximaal zes belpogingen per lead. Controleer met je team hoe jullie omgaan met iemand die later wil beslissen of geen contact meer wil. Maak daar expliciete werkafspraken over; meer berichten zijn niet vanzelf betere opvolging.
De geïnteresseerde verschijnt niet
Registreer de gemiste afspraak en controleer de vervolgactie. In Dialanta kunnen statussen zoals geïnteresseerd, langs geweest, no-show of geannuleerd automatisch een taak voor de juiste collega opleveren. Controleer of die taak in jullie dagelijkse werk ook wordt gezien en afgehandeld.
5. Controleer na de start waar aanvragen blijven steken
Bekijk regelmatig de overgang van aanvraag naar contact, afspraak en inschrijving. Dialanta-rapportages tonen onder meer de funnel, belpogingen en uitvalanalyse. Gebruik die informatie om één knelpunt tegelijk te onderzoeken.
- Geen contact: controleer de contactgegevens en de uitgevoerde contactpogingen.
- Wel contact, geen afspraak: lees of het gesprek een duidelijke vervolgstap biedt.
- Wel een afspraak, geen bezoek: controleer de afspraakinformatie en herinneringen.
Wil je deze route voor jouw sportschool bekijken? Plan een demo van Dialanta en neem je eigen testscenario mee: een nieuwe aanvraag, geen reactie en een geboekte afspraak.
