Por qué la domiciliación bancaria es el estándar en los gimnasios
Con la domiciliación bancaria, la cuota mensual se cobra sin que nadie tenga que enviar una factura. Tu equipo dedica menos tiempo a la administración y los socios no tienen que acordarse de pagar. Los pagos llegan a tiempo con más frecuencia y tus ingresos son más fáciles de planificar.
El coste del cobro manual está oculto: el tiempo dedicado a recordatorios, las conversaciones incómodas en recepción y las comisiones por pagos tardíos.
En Dialanta, esto es lo que Membresías y domiciliación bancaria sirve para.
Step 1: choose a payment provider
Elige un proveedor de pagos que encaje con tu club y con tu país. Dialanta se conecta con el proveedor de pagos que tu club ya utiliza. Escoge el que conozcas o el que prefiera tu banco o tu asesor.
Paso 2: guarda a cada socio y su suscripción en un mismo expediente
Socios, suscripciones y pagos deben estar juntos. Cuando tu equipo abra la ficha de un socio, debe ver la suscripción, los pagos y el historial en el mismo sitio. Así se evitan errores y se ahorra tiempo.
Step 3: let people sign up online
El alta online permite que una persona se haga socia en cualquier momento, también cuando la recepción está cerrada. Un enlace de alta con los datos ya rellenados lo facilita aún más: tu equipo envía el enlace con los datos de la persona incluidos, y la persona solo tiene que confirmarlos.
Step 4: do not lose failed payments
Algunos cobros fallan. Si nadie hace el seguimiento, el dinero se pierde y es posible que el socio ni lo sepa. Convierte cada cobro fallido en una tarea para un compañero concreto.
Contacta con el socio de forma amable. La mayoría de los cobros fallidos tienen un motivo sencillo y se solucionan con un mensaje.
- Pon los cobros fallidos en una lista de tareas.
- Asigna cada tarea a un compañero concreto.
- Contacta con el socio de forma amable.
- Anota lo acordado en la ficha del socio.
Step 5: make freezing simple
A veces los socios necesitan pausar. Deja que cualquier persona del equipo congele una suscripción y envía las solicitudes de los socios a recepción. Una respuesta rápida mantiene al socio con tu club; una respuesta lenta le empuja a darse de baja.
Paso 6: conecta los pagos con la retención
Los pagos te dan información sobre los socios. Un socio que deja de pagar, o cuyo contrato está a punto de terminar, necesita atención. Cuando los pagos, las visitas y los contratos están en un mismo lugar, tu equipo puede actuar antes de que el socio se vaya.
Una lista de comprobación para tu club
Usa esta lista breve para ver cómo va tu club. Si la respuesta a la mayoría de preguntas es no, tienes trabajo por delante.
Repasa la lista con tu equipo una vez y anota quién es responsable de cada punto.
- ¿Están todos los socios y suscripciones en un mismo expediente?
- ¿Puede una persona hacerse socia online?
- ¿Cada cobro fallido es una tarea con un responsable?
- ¿Puede cualquier miembro del equipo congelar una suscripción?
- ¿Las solicitudes de los socios llegan a recepción?
- ¿Tu equipo ve a tiempo los vencimientos de contrato?
Errores comunes que conviene evitar
El primer error es guardar los pagos en un sistema aparte que nadie revisa. El segundo es gestionar los cobros fallidos al azar, cuando alguien se acuerda. El tercero es hacer que congelar una suscripción sea un proceso largo, lo que empuja a los socios a darse de baja. El último es cambiar la forma de cobrar sin avisar a los socios: explica qué pasa y cuándo, y mantén un tono amable.
Tu primer mes: un plan de inicio rápido
En la primera semana, reúne a todos los socios y suscripciones en un mismo expediente, para que tu equipo deje de buscar en varias listas. En la segunda semana, activa el alta online y prueba tú mismo un enlace de alta con los datos rellenados, de principio a fin. En la tercera semana, define cómo se gestionan los cobros fallidos: quién recibe la tarea, qué dice el primer mensaje y qué pasa si el socio no responde.
En la cuarta semana, define cómo funcionan las congelaciones y quién puede hacerlas. Escribe las normas en una página y compártelas con tu equipo. Cuando todos conozcan las normas, los socios recibirán la misma respuesta de cualquier compañero, y lo notarán. Revisa las normas al cabo de un mes y cambia lo que no funcione.
Cómo te ayuda Dialanta
Las cuotas de socio y la domiciliación bancaria forman parte de Dialanta Club.
