Waarom automatische incasso de standaard is voor sportscholen
Met automatische incasso wordt het maandbedrag geïncasseerd zonder dat iemand een factuur verstuurt. Je team besteedt minder tijd aan administratie en leden hoeven niet te onthouden dat ze moeten betalen. Betalingen komen vaker op tijd binnen en je inkomsten worden beter te plannen.
De kosten van handmatig betalen zijn verborgen: tijd aan herinneringen, ongemakkelijke gesprekken aan de balie en bedragen die te laat komen.
In Dialanta is Lidmaatschappen en incasso hiervoor bedoeld.
Stap 1: kies een betaalprovider
Kies een betaalprovider die bij je club en je land past. Dialanta koppelt aan de betaalprovider die je club al gebruikt. Kies degene die je kent of die je bank of boekhouder verkiest.
Stap 2: bewaar elk lid en elk abonnement in één dossier
Leden, abonnementen en betalingen horen bij elkaar. Als je team een lid opent, moet het abonnement, de betalingen en de geschiedenis op dezelfde plek zien. Dat voorkomt fouten en bespaart tijd.
Stap 3: laat mensen online inschrijven
Online inschrijven laat iemand op elk moment lid worden, ook als de balie gesloten is. Een vooraf ingevulde inschrijflink maakt het nog makkelijker: je team stuurt de link met de gegevens van de persoon al ingevuld en de persoon hoeft alleen te bevestigen.
Stap 4: verlies geen mislukte betalingen
Sommige betalingen mislukken. Als niemand opvolgt, gaat het geld verloren en weet het lid het misschien niet. Maak van elke mislukte betaling een taak voor een collega met naam.
Neem op een vriendelijke manier contact op met het lid. De meeste mislukte betalingen hebben een simpele reden en zijn met één bericht op te lossen.
- Zet mislukte betalingen in een takenlijst.
- Geef elke taak aan een collega met naam.
- Neem op een vriendelijke manier contact op met het lid.
- Noteer wat is afgesproken op de kaart van het lid.
Stap 5: maak pauzeren simpel
Leden moeten soms pauzeren. Laat elk teamlid een lidmaatschap pauzeren en stuur verzoeken van leden naar de receptie. Een snel antwoord houdt het lid bij je, een traag antwoord laat hem opzeggen.
Stap 6: koppel betalingen aan retentie
Betalingen vertellen je iets over leden. Een lid dat stopt met betalen of van wie het contract bijna afloopt, heeft aandacht nodig. Als betalingen, bezoeken en contracten op één plek staan, kan je team handelen voordat het lid vertrekt.
Een checklist voor je club
Gebruik deze korte lijst om te zien hoe je club ervoor staat. Als het antwoord op de meeste vragen nee is, valt er werk te winnen.
Loop de lijst één keer met je team door en schrijf op wie voor elk punt verantwoordelijk is.
- Staan alle leden en abonnementen in één dossier?
- Kan iemand online inschrijven?
- Is elke mislukte betaling een taak met een naam?
- Kan elk teamlid een lidmaatschap pauzeren?
- Gaan verzoeken van leden naar de receptie?
- Ziet je team einddata van contracten op tijd?
Veelgemaakte fouten die je vermijdt
De eerste fout is betalingen in een apart systeem houden dat niemand controleert. De tweede is mislukte betalingen afhandelen op goed geluk, als iemand eraan denkt. De derde is pauzeren een lang proces maken, waardoor leden eerder opzeggen. De laatste is de manier van incasseren veranderen zonder het leden te vertellen: leg uit wat er gebeurt en wanneer en houd je toon vriendelijk.
Je eerste maand: een snelstartplan
Zet in de eerste week alle leden en abonnementen in één dossier, zodat je team niet meer in meerdere lijsten zoekt. Zet in de tweede week online inschrijven aan en test zelf een vooraf ingevulde inschrijflink, van begin tot eind. Spreek in de derde week af hoe mislukte betalingen worden afgehandeld: wie de taak krijgt, wat het eerste bericht zegt en wat er gebeurt als het lid niet antwoordt.
Spreek in de vierde week af hoe pauzeren werkt en wie het mag doen. Schrijf de regels op één pagina en deel ze met je team. Als iedereen de regels kent, krijgen leden van elke collega hetzelfde antwoord en dat merken ze. Kijk na een maand terug op de regels en pas aan wat niet werkt.
Zo helpt Dialanta
Lidmaatschappen en automatische incasso zijn onderdeel van Dialanta Club.
