Varför missade samtal kostar dig leads
Ett lead som ringer och inte får svar provar ofta en annan klubb. Tränare på golvet kan inte alltid svara, och receptionen är inte alltid bemannad. Leadet väntar inte; de ringer nästa gym på listan.
Missade samtal är också svåra att se. Ingen räknar de som gav upp, så förlusten förblir dold.
I Dialanta, det här är vad AI-röstagent är till för.
Steg 1: titta på var samtal missas
Börja med att titta på när samtal kommer in och när ditt team inte kan svara. Kvällar, lunchtid, fullbokade pass och helger är vanliga luckor. När du vet var luckorna finns vet du var hjälp behövs.
Steg 2: bestäm vad telefonagenten får göra
En AI-telefonagent kan ringa upp ett lead när ingen svarar, och svara när leadet ringer tillbaka. Den kan boka en tid direkt i din kalender. Bestäm vilka av dessa uppgifter du vill att den ska göra.
Börja med de enkla uppgifterna och lägg till fler när du litar på resultatet.
- Ring upp leads när ingen i teamet svarar.
- Answer when leads call back.
- Boka tider i kalendern.
- Lämna en samtalssammanfattning till ditt team.
Steg 3: välj ditt nummer och din samtalsväg
Bestäm hur ditt team hanterar samtal: eget nummer, en gemensam telefon eller var och en på sin egen telefon. Ställ in en samtalsväg så att samtalet först går till rätt person, och AI:n hjälper till när ingen svarar.
Steg 4: läs sammanfattningarna och inspelningarna
Varje samtal bör lämna ett spår. En sammanfattning på personkortet berättar för ditt team vad som sades. Inspelningar och vem som tog samtalet hjälper dig att kontrollera kvaliteten och coacha ditt team.
Steg 5: låt människor ha ansvaret
AI är bra på första svaret och på bokningar. Den är inte bra på allt. Medicinska frågor, klagomål och att avsluta en försäljning hör till dina medarbetare. Se till att ditt team vet när de ska ta över, och gå igenom samtalen regelbundet.
Steg 6: följ upp efter samtalet
Samtalet är inte slutet. Om leadet bokade en provträning bör en påminnelse skickas innan besöket. Om leadet inte bokade håller ett meddelande efteråt konversationen öppen. Lägg nästa steg på personkortet så att inget faller mellan två kollegor.
Så börjar du i små steg
Du behöver inte ändra allt på en gång. Börja med en lucka, till exempel kvällstiderna, och låt AI:n täcka den. Läs sammanfattningarna under en vecka och se vad leads sa. Utöka sedan användningen till fler timmar eller fler uppgifter.
Berätta för ditt team vad som händer och varför. AI:n finns där för att ta bort arbete, inte för att ersätta den personliga kontakt som gör din klubb speciell.
Vanliga misstag att undvika
Det första misstaget är att förvänta sig att AI:n ska sköta allt. Ge den tydliga uppgifter och behåll människor för resten. Det andra är att aldrig läsa sammanfattningarna, så att misstag förblir dolda. Det tredje är att glömma uppföljningen: ett samtal utan nästa steg är bortkastat. Det sista är att inte tala om för leads vad de kan förvänta sig: ett kort meddelande före eller efter samtalet hjälper dem att förstå vad som händer.
Din första vecka: en snabb startplan
Första dagen: skriv ner tiderna när ditt team inte kan svara i telefon. Andra dagen: välj nummer och samtalsväg. Tredje dagen: bestäm vilka uppgifter AI:n får göra: ringa upp leads, svara på återuppringningar och boka i kalendern.
Under veckan läser du sammanfattningarna varje dag. Leta efter frågor som återkommer och samtal som krävde en person. Använd det du lär dig för att förbättra svaren, och berätta för ditt team om fall där de ska ta över. Efter en vecka vet du om du ska utöka tiderna eller uppgifterna.
Så hjälper Dialanta
AI-röstagenten i Dialanta ingår i Grow, som kostar 399 € per månad och anläggning.
